Design Thinking

Design Thinking na Prática – Preparação para Sprint

Escrito por Ronaldo Zanardo

Olá, tudo bem?

Vamos iniciar uma série de artigos, onde iremos compartilhar nossas experiências executando Sprints (projetos no formato ágil e com times multidisciplinares trabalhando de maneira colaborativa), com foco em como realizamos o trabalho usando a abordagem Design Thinking, passaremos fase por fase, com objetivo de dar maior clareza para você e sua equipe das possibilidades de uso do Design Thinking no dia a dia.

O modelo que utilizamos é o que deu origem a série criado pela DSchool (Design School de Stanford) em meados de 2004. Se você quiser saber um pouco mais sobre ele dá uma lida nesse artigo  que escrevemos no comecinho da Innova Thinking, ele é simples e fácil de entender do que se trata a abordagem Design Thinking.

Figura 1 – Modelo Design Thinking

Hoje vamos falar da primeira etapa a Preparação para Sprint. Ela não é uma fase do modelo original, mas é fundamental para iniciarmos o Sprint de maneira correta e com todos alinhados.

Essa etapa é muito conhecida no mundo dos projetos, se você trabalhou ou trabalha com projetos, é certo que já fez parte dessa etapa, o que pode mudar é o nome dado para ela, em algumas empresas ela é conhecida como: Setup do Projeto ou Kick off do Projeto, mas essência é a mesma, definir os itens básicos e necessários para que tudo comece da melhor forma possível, nós executamos as atividades:

  • Alinhar objetivo do Sprint

O objetivo do Sprint nasce de uma demanda do cliente (cliente pode ser externo a sua empresa, como também pode ser interno como por exemplo uma área ou sua liderança solicitando o seu suporte). Ele nem sempre vem muito claro (na maioria das vezes não é nada claro) por isso é altamente recomendado validar se você está com a visão correta do que o cliente espera receber ao final do Sprint.

  • Definir o time que irá trabalhar no Sprint

Alinhar e declarar quem irá trabalhar no Sprint é fundamental. Nossa recomendação é que o time do Sprint tenha entre 4 e 8 participantes no total (incluindo seu time e o time do cliente). Uma característica importante é buscar mesclar esse grupo de pessoas, com diferentes habilidades/conhecimentos, o que chamamos de equipes multidisciplinares. Nada daquela coisa de só TI, ou só RH, ou só Marketing, a ideia aqui é misturar o máximo que você puder, dessa maneira teremos soluções mais ricas, com diferentes perspectivas.

Por último, mas não menos importante, esse time tem que ser fixo, do começo ao fim do Sprint, para que não haver perda de informações e quebra no ciclo de energia do time.

  • Treinar a equipe do Sprint na abordagem Design Thinking

Nós aprendemos ao longo da caminhada que dar um pequeno banho de loja para o time que irá atuar no Sprint do que é a abordagem Design Thinking e suas possibilidades, facilita demais o nosso trabalho no decorrer dele. Um breve workshop, onde você consiga passar por todas as fases do DT de maneira prática (nunca se esqueça o DT é aprender fazendo), mas de forma rápida, sem muitos detalhes, o foco aqui é aquecer o time, pois o melhor estar por vir no Sprint!

  • Validar o calendário do Sprint

Aqui não tem muito mistério, apenas resolver o “simples” quebra-cabeça de encontrar tempo na agenda das pessoas envolvidas no Sprint, uma boa dica, é trabalhar a reserva da sala onde o Sprint será executado. Parafraseando o desenho do Pica-pau “nós em todos esses anos nesta indústria vital” nunca conseguimos rodar todos os dias do Sprint na mesma sala. Espero que você tenha mais sorte! Mas o importante é sair dessa atividade com a agenda das pessoas definidas e com a sala ou salas reservadas.

  • Definir o desafio inicial do Sprint

Esse é um princípio básico da abordagem Design Thinking, todo Sprint ou Workshop onde utilizamos o DT temos que desenvolver um desafio, ele irá atuar como um guia, um farol para o time durante todo o Sprint.

Apelidamos carinhosamente esse primeiro desafio, de o desafio do ar condicionado. Por se tratar da primeira visão que o time tem do Sprint, do objetivo que devemos atender, ele tende a sair um pouco mais amplo e no decorrer do Sprint ele será revisto, isso acontece na fase Definir da abordagem DT.

*Dica: Tente rabiscar um desafio antes dessa reunião, e tudo bem se você ainda não tem muita certeza dele, leve uma versão preliminar para que o time possa refinar e fechar durante a atividade. O importante aqui é evitar entrar com uma folha em branco, pois a chance dessa atividade se tornar um parto de dinossauro é grande. Já passamos por isso e acreditem não é nada legal.

Abaixo segue um modelo que utilizamos como base para definir um desafio.

“Como podemos (melhorar, resolver, apoiar) (serviços, problemas, necessidades) dos (usuários) para conseguir (objetivo, impacto)?”

  • Registrar certezas, suposições e dúvidas do time com relação ao desafio proposto

Definido o desafio nós sentamos e começamos a discutir de maneira colaborativa o que temos de certezas, suposições e dúvidas com relação a ele. Utilizamos essa atividade para alinhar o conhecimento de todos com relação ao desafio que devemos solucionar, mas ainda sem informações externas, apenas com o que trazemos de nossas experiências individuais.

Figura 2 – Matriz CSD (Certezas, Suposições e Dúvidas)

  • Gerar o primeiro esboço do guia de entrevistas

As suposições e dúvidas geradas na atividade anterior servem de alimento para o primeiro guia/roteiro de entrevistas. Aqui é apenas um esboço que construímos, uma versão preliminar que será refinada na primeira fase da abordagem DT, a fase de Empatizar!

Percorrendo essas atividades chegamos ao final da etapa de Preparação para Sprint. Sabemos que existem outras maneiras, ferramentas e atividades que podem ajudar você e seu time a desenvolver o entendimento inicial em um Projeto ou Sprint aplicando a abordagem Design Thinking, mas aprendemos ao longo desses últimos anos que se você seguir essa sequência as suas chances de sucesso na execução do Sprint aumentam consideravelmente!

No próximo post descreveremos a fase Empatizar. Até lá!

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Sobre o autor

Ronaldo Zanardo

Profissional com 18 anos de experiência no mercado de TI, com passagem por grandes empresas como HP, C&A Modas, Deloitte, formou-se em Administração de Empresas e fez Pós-graduação em Gestão de Projetos.
Apaixonado pelo modelo Design Thinking, se formou Design Thinker pela Escola Design Thinking e Service Design pela Hivelab SP. É sócio da Innova Thinking e Co-fundador da startup RECREIO. Entusiasta das novas tecnologias e do novo mundo que está imergindo, acredita que o significado da vida é aprender e compartilhar o que se aprende com o próximo!

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